Questo post è stato scritto da Ester di Napoli.

Dal 16 febbraio 2019 è applicabile il regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012, come reso noto anche dal comunicato stampa della Commissione europea.

Il regolamento ha come obiettivo la promozione della libera circolazione dei cittadini dell’UE attraverso la creazione di un sistema di esenzione dalla legalizzazione (o altre formalità) e di semplificazione di requisiti amministrativi connessi alla presentazione, in uno Stato membro, di alcuni documenti pubblici o delle rispettive copie autentiche, rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro.

L’art. 2 fornisce l’elenco di tali documenti, relativi all’accertamento di: nascita, esistenza in vita, decesso, nome, matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio, unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata, scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata, filiazione, adozione, domicilio e/o residenza, cittadinanza e assenza di precedenti penali.

Il regolamento, che non incide dunque sul diritto sostanziale degli Stati membri né sul riconoscimento degli effetti giuridici relativi al contenuto dei documenti pubblici, istituisce moduli standard multilingue da allegare a ciascuno degli atti sopra elencati per facilitarne la traduzione. I moduli standard sono contenuti negli Allegati al regolamento e possono essere compilati anche online.

Tali moduli, che non circolano come documenti autonomi, non si sovrappongono alle finalità perseguite dagli estratti multilingue di atti di stato civile previsti dalle convenzioni adottate in seno alla Commission Internationale de l’État Civil (CIEC), in particolare la Convenzione n. 2 concernente il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazione degli atti di stato civile, la Convenzione n. 16 relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile e la Convenzione n. 34 relativa al rilascio di estratti e certificati plurilingue e codificati di atti di stato civile.

Al fine di rafforzare la fiducia reciproca tra Stati membri, il regolamento istituisce un meccanismo di cooperazione amministrativa tra autorità centrali, designate per fornire assistenza per le richieste di informazioni in caso di ragionevole dubbio da parte delle autorità che ricevano il documento o la rispettiva copia autentica, per ricevere e trasmettere e, se necessario, rispondere a tali richieste e per comunicare le informazioni necessarie per rispondere. Il regolamento stabilisce che gli Stati membri comunichino la propria autorità centrale attraverso il Sistema di informazione del mercato interno (IMI).

Il regolamento (UE) 2016/1191 è ora disponibile sul portale europeo della giustizia elettronica (anche nella versione BETA). L’Italia ha trasmesso alla Commissione le proprie comunicazioni relative alle lettere a), d), e), g) dell’art. 24, vale a dire informazioni relative alle lingue accettate; agli eventuali elenchi di persone qualificate, in base alla propria legislazione nazionale, per effettuare traduzioni certificate; ai tipi di autorità abilitate a produrre copie autentiche e alle caratteristiche specifiche delle copie autentiche. Non risultano ad oggi disponibili le comunicazioni degli Stati membri relative all’istituzione delle autorità centrali ai sensi del regolamento.

A questo indirizzo, in inglese, un elenco dei documenti pubblici più comuni negli Stati membri.